Задачи и вопросы для аудита закупок

Разделы и основные вопросы аудита системы закупок предприятия

 

Раздел аудита: Организация закупок в компании

 

• Бизнес-модель компании:
• целевые клиенты, потребности, возможности развития потребностей;
• производители и их возможности.

 

• Ограничения бизнеса (клиентские, ограничения поставщиков, конкуренты).
• Возможные перспективы развития компании (3-5 лет).
• Конкурентное окружение.
• Каналы продаж: конечники, дилеры, тендерный, розница, интернет.
• Организационная структура компании.

 

Раздел аудита: Система закупок в компании

 

• Существующие правила, регламенты и стандарты системы закупок компании.

 

Раздел аудита: Товарная номенклатура

 

• Номенклатурный перечень (направления):
• основная номенклатура (направления);
• прочая номенклатура.

 

• Способы формирования предложения:
• от клиентского запроса (входящий, исходящий);
• от возможностей производства (предложения поставщиков).

 

• Ограничения в работе с номенклатурой, в т.ч. законодательные (санкции, таможня и т.п.).

 

• Требования к номенклатуре:
• от клиента;
• от производства;
• маржинальность.

 

• Общие по номенклатуре:
• информация о товаре/категориях (полнота, актуальность, способ хранения и обработки данных);
• ценообразование в закупках;
• работа с ценой закупок;
• прозрачность закупок;
• условия и порядок заведения новой номенклатуры;
• анализ АВС XYZ;
• контроль качества;
• показатели эффективности.

 

Раздел аудита: Склад и формирование запасов

 

• Условия и нормативы поддержания складских запасов по номенклатуре.
• Показатели эффективности работы с номенклатурой на складе.
• Категорийный менеджмент.
• Склад и продажи.
• Автоматизация учета товаров на складе.

 

Раздел аудита: Поставщики (производители)

 

• Требования и характеристики поставщиков.
• Анализ АВС поставщиков.
• База поставщиков, актуальность, полнота информации об их возможностях, обновляемость информации, способ хранения информации.
• База потенциальных поставщиков, способ поиска и отбора поставщиков, актуальность списка поставщиков и полноты информации. Периодичность обращения к новым поставщикам.
• Организация коммуникации и обмена данными.
• Переговоры, согласование условий работы.
• Показатели эффективности, оценка поставщиков.
• Контроль ценообразования по номенклатуре, мониторинг предложений, рынка аналогов.
• Формализация работы с поставщиками.
• Ротация поставщиков между сотрудниками отдела закупок.

 

Раздел аудита: Персонал системы закупок

 

• Организационная структура отдела закупок.
• Функциональное деление, распределение обязанностей в рамках закупочных процедур.
• Нагрузка на персонал.
• Компетенции сотрудников.
• Обучение и развитие сотрудников.
• Подбор и наем персонала.

 

Раздел аудита: Бизнес-процессы системы закупок предприятия

 

• Стадии получения запроса от клиента (входящий запрос, тендер, исходящий запрос), требования к запросу, основные параметры.
• Стадии работы с заказом отдела закупок:
• последовательные стадии;
• параллельные стадии;
• автоматизация уведомлений ответственных;
• контрольные точки на стадиях, алгоритмы действия сотрудников.

 

• Формализация процессов работы с заказом.
• Основные показатели качества исполнения процессов в работе с заказами.
• Связь мотивации исполнителей с процессом работы с заказом.
• Прозрачность процесса закупок.
• Закупочные процедуры (наличие, формализованность, связь с мотивацией), в т.ч. тендерные.
• Основные показатели закупочных процессов, показатели эффективности.
• Нормативы закупочных процессов.
• Регламенты закупочного процесса (инструкции, правила, стандарты, регламенты).

 

Раздел аудита: Система мотивации в закупках

 

• Материальная мотивация: постоянная и переменная часть, условно-постоянная часть ЗП.
• Нематериальная мотивация.
• Уровень заработной платы.
• Связь мотивации с основными процессами в отделе закупок, стадиями закупочного процесса, показателями качества исполнения закупочного процесса.

 

Раздел аудита: Управление закупками

 

• Организация процесса закупок и его методология.
• Соблюдение методологии закупок, коррекция.
• Оперативный контроль работы сотрудников.
• Собрания, совещания.
• Мотивация.
• Показатели процессов и результатов в оценке работы сотрудников.
• Система KPI показателей.
• Взаимодействие с поставщиками.

 

Раздел аудита: Аналитика закупок и показатели эффективности

 

• Набор критериев оценки деятельности в системе закупок.
• Периодичность получения данных, шаблоны отчетов.
• Пользователи.

 

Раздел аудита: Автоматизация основных бизнес-процессов

 

• Полнота и актуальность автоматизации бизнес-процесса закупок.
• Неразрывность в автоматизации закупок и продаж (исходя из бизнес-модели).
• Актуальность и перспективность текущей системы автоматизации процесса закупок.
• Дружелюбность интерфейса и стадий в работе с системой автоматизации.
• Возможности системы автоматизации:
• в отражении последовательности действий компании по работе с заказами, поставщиками и клиентами;
• в возможности автоматического контроля сроков исполнения заказов и прохождения стадий в работе с заказами;
• в возможности настройки автоматических уведомлений ответственных по сценариям работы с заказами;
• в возможности организации автоматического контроля за работой сотрудников по критериям эффективности;
• в возможности формирования отчетности по заказам, стадиям, ответственным, критериям эффективности;
• в возможности настройки Дашборда с отображением основных параметров процесса работы с заказами.