Должностная инструкция менеджера (специалиста) отдела закупок

1. Общие положения

 

    • Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера отдела закупок компании (далее - Общество).
    • Менеджер отдела закупок назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Общества.
    • Менеджер отдела закупок подчиняется непосредственно руководителю отдела закупок Общества.
    • Менеджер отдела закупок должен знать:
        • законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность в области закупок;
        • рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
        • этику делового общения;
        • основы делопроизводства;
        • методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники, а именно программные пакеты Ms. Office, 1C- Управление торговлей, CRM/SRM, Zoom и другие;
        • основы законодательства о труде;
        • правила и нормы охраны труда.
  • Менеджер отдела закупок в своей деятельности руководствуется:
        • уставом Общества;
        • локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
        • правилами внутреннего трудового распорядка;
        • положениями и инструкциями, регламентирующими работу сотрудников отдела закупок;
        • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
        • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
        • настоящей должностной инструкцией;
        • дополнительными инструкциями, предназначенными для исполнения менеджерами отдела закупок согласованные руководителем отдела закупок и утвержденными генеральным директором.
  • В период временного отсутствия менеджера отдела закупок его обязанности возлагаются на лицо, назначенное руководителем отдела закупок. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

 

2. Функциональные обязанности

 

  • Менеджер отдела закупок должен добросовестно исполнять следующие трудовые обязанности:
      • выполнять поставленные руководителем отдела закупок задачи;
          • обеспечивать эффективное взаимодействие с другими отделами компании в рамках выполнения своих должностных обязанностей;
          • соблюдать порядок и процедуру закупки товаров, критерии и нормы проведения сделок по закупке, предписанные руководителем отдела закупок;
          • предоставлять ответ производителя на запрос менеджера отдела продаж в установленный срок;
          • обеспечивать своевременную и качественную безошибочную работу с заказами поставщикам в таких бизнес-процессах как: размещение заказа, подтверждение и сопровождение его исполнения на всех этапах, фиксация/коррекция срока прихода номенклатуры на склад, контроль входных цен, контроль наличия остатков на складе, взаиморасчеты и документооборот с поставщиками;
          • Проводить регулярные переговоры с поставщиками для получения выгодных для компании условий по приоритетам поставщиков А,В и С, в т.ч. в рамках конкретных заказов для получения более выгодных условий;
          • поддерживать пул альтернативных поставщиков;
          • работать над снижением стоимости закупаемой продукции;
          • осуществлять обратную продажу неликвидов (возврат поставщику);
          • взаимодействовать с декларантами, предоставлять им необходимую информацию в установленный срок в полном объеме;
          • взаимодействовать с перевозчиками, обеспечивать своевременный забор груза, оформлять необходимые документы для перевозки грузов, проводить поиск альтернативных перевозчиков и альтернативных маршрутов доставки, проводить поиск вариантов снижения стоимости перевозки, в т.ч. за счет сроков поставки, работать над увеличением скорости доставки товара;
          • участвовать в автоматизации процессов  отдела закупок, всячески содействовать смежным подразделениям и руководителю отдела закупок в выявлении слабых мест в цепочке бизнес-процессов, в тестировании систем управления закупками, CRM систем, ЭДО и др.;
          • участвовать в развитии продаж, выделенных номенклатуры / бренда, создавать условия для развития продаж того или иного бренда или номенклатуры в компании, получение выгодных условий от поставщиков, организация и получение дополнительной поддержки от поставщика (технической помощи, семинары, маркетинговые материалы и др.) прохождение / проведение обучения бренду / номенклатуре от поставщика;
          • анализировать потребности, формирование заказов поставщикам, исполнение заказов поставщикам, учет поступлений заказов на склад компании, взаиморасчеты с поставщиками, запросы поставщикам, претензии поставщикам;
          • контролировать соблюдение поставщиками обязательств по договорам и контрактам;
          • своевременно информировать руководителя отдела закупок, а также сотрудников смежных подразделений о любых изменениях в области взаимодействия с поставщиками: изменение уровня цен, сроков поставки, ассортиментного ряда, условий доставки товара и др. факторов, которые могут оказать влияние на работу подразделений Общества;
          • управлять товарными запасами компании: прогнозирование, планирование и организация поддержания оптимальной оборачиваемости товарных запасов по выделенному направлению/производителю, согласованному руководителем отдела закупок и утвержденного Генеральным директором;
          • осуществлять претензионную работу с поставщиками;
          • обеспечивать надлежащий учет, ведение и хранение документации в отделе закупок (база данных 1С Управлений торговлей, договора, контракты, доверенности, корпоративный портал и т.д.) в соответствие с соответствующей инструкцией, согласованной руководителем отдела закупок и утвержденной генеральным директором;
          • своевременно исполнять все без исключения издаваемые в Обществе распоряжения, приказы, инструкции и т.д.;
          • поддерживать доброжелательные рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива Общества;
          • соблюдать режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела;
          • исполнять распоряжения и приказы непосредственного Руководителя и Генерального директора Общества.
  • Незамедлительно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Общества.
  • Не давать интервью, не проводить встреч и переговоров, касающихся деятельности Общества, без предварительного разрешения руководства.
  • Не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя. Сведения, являющиеся коммерческой тайной работодателя, определены в «Положении о коммерческой тайне».
  • По распоряжению руководителя отдела закупок отправляться в служебные командировки на территории России и за рубежом.

 

3. Права

 

Менеджер отдела закупок имеет право:

    • Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
    • Запрашивать лично или по поручению руководителя отдела закупок отчеты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
    • Требовать от руководителя отдела закупок оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
    • Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию, предусмотренную данной должностной инструкцией. 

 

4. Ответственность

 

Менеджер отдела закупок несет административную, дисциплинарную ответственность за:

 

    • Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
    • Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
    • Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
    • Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
    • Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
    • Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
    • Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
    • Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

 

5. Условия оплаты

 

Размер должностного оклада работника, система премирования и критерии оценки результатов работы отражаются в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору, а также положениях об отделе закупок и положении о мотивации персонала отдела закупок.

 

 Утверждено Генеральным                            Согласовано Руководителем

 директором:                                                отдела закупок:

 

_____________/____________ /                             _____________/___________. /

 

          М.П.

 

С должностной инструкцией ознакомлен

менеджер отдела закупок:

                                              

_____________/ФИО /                  

         

    Новости компании

    В честь своего 8-ми летия мы предлагаем БЕСПЛАТНО консультацию по вопросам работы отдела продаж и отдела закупок, звоните: +7(921)648-68-04, присылайте вопросы по эл.почте: kksalesb2b@mail.ru или заполняйте форму обратной связи. Срок проведения акции до 30.11.24г.

    Телефон и WhatsApp:

    +7 (921) 648-68-04

    эл.почта: kksalesB2B@mail.ru