Важные и необходимые изменения в отделе закупок

Изменение психологии и привычек сотрудника ОЗ

Отдел закупок, какой он был до февраля 2022г., коротко:

• есть поставщики, все условия согласованы, поставки налажены;
• есть варианты альтернативных поставщиков, которые хотят с нами работать;
• нет необходимости общаться с новыми поставщиками, будет надо - свяжемся.

В этом режиме ОЗ работает последние 15, а то и 20 лет. У закупщиков сформирована психология взаимодействия с поставщиками, сформированы привычки и корпоративная культура, 

БОЛЬШЕ ЭТОГО НЕТ

• нет гарантии поставки сегодня и завтра;
• нет условий и гарантий их выполнения;
• нет прежнего поставщика;
• нет нужной номенклатуры;
• нет прежней логистики;
• не все можно оплатить по привычным схемам;
• нет фиксированных цен;
• нет отсрочек;
• нет прежнего сервиса поставщиков.

И самое главное:

• резко увеличилась борьба за поставщика и его товары внутри РФ;
• в результате быстрой переариентации на китайских поставщиков возникли проблемы с выбором поставщика;
• в результате санкций существенно осложнены платежы и логистика.

Что делать, когда времени на перестройку нет?

• Ориентироваться на активный и постоянный поиск новых поставщиков, товаров, аналогов номенклатуры на любых доступных рынках.
• Тестировать, пробовать, менять и снова тестировать. Рассматривать все возможности.
• Подстраивать производимые товары/услуги под ресурсы (комплектующие и расходные материалы).
• Менять культуру компании, через людей и мотивацию.
• Менять структуру компании, через процессы и автоматизацию.

Примером организации работы ОЗ должен быть отдел продаж, который всегда искал и находил возможности заработать с тем или иным клиентом.

1. Изменение психологии сотрудников ОЗ

Сложнее всего менять привычки людей, менять подходы в работе, которые сложились годами и вросли в организационную культуру компании.

Начните с руководителя ОЗ, именно он должен измениться первым и как это проверить:

• ОЗ ведет активный поиск поставщиков, тестирует, запрашивает образцы;
• на все группы товаров есть по несколько поставщиков и несколько вариантов номенклатур;
• от поставщиков получены гарантии поставок, если необходимо внесена предоплата, график поставок контролируется на ежедневной основе;
• с поставщиками ведется открытый диалог, закупщик знает о проблемах в логистике поставок;
• вопрос цены важен, но не на первом месте;
• в ОЗ ведется ротация персонала (неизбежно);
• в ОЗ установлена CRM система.

2. Настройка бизнес-процессов в ОЗ

Это было актуально всегда, сейчас особенно. Необходимо добиться того, чтобы менеджер контролировал всю цепочку взаимодействия с поставщиком, от переговоров до принятия товара на складе.

Пример описания бизнес-процессов Отдела закупок в файле ниже.

Начните с этого!

С вопросами можете обратиться к нашим экспертам: +7(921)648-68-04